Dịch vụ quầy bar & đồ uống cho đám cưới

Dịch vụ quầy bar và đồ uống cho đám cưới thực sự là gì

Với một số cặp đôi, đồ uống là một phần lớn của bữa tiệc. Với những cặp khác, đó đơn giản là việc phục vụ một ly rượu vang cho nghi thức nâng ly, vài lựa chọn không cồn và giúp khách cảm thấy được quan tâm. Không có một cách làm “đúng” duy nhất. Quầy bar đám cưới có thể đơn giản, hào phóng, sang trọng, tối ưu chi phí, không có cồn, hoặc được thiết kế theo văn hoá và truyền thống của bạn.

Nói một cách dễ hiểu, “dịch vụ quầy bar và đồ uống” thường bao gồm đồ uống có cồn và không cồn, người pha chế và nhân sự, cách bố trí quầy bar, ly ly hoặc cốc, đá, các loại đồ trộn, giấy phép hoặc các quy định do địa điểm đặt ra, và cách bạn được tính phí. Đôi khi phần này được gộp trong gói dịch vụ của địa điểm. Đôi khi nhà cung cấp tiệc (caterer) xử lý. Có nơi yêu cầu bạn phải dùng dịch vụ bar của họ, và có nơi cho phép các đơn vị cung cấp bar được cấp phép từ bên ngoài.

Vowfield không phải là địa điểm tổ chức đám cưới, công ty bar, đơn vị caterer hay công ty lập kế hoạch. Chúng tôi là dịch vụ ghép cặp MIỄN PHÍ giúp hai bạn so sánh các địa điểm tổ chức đám cưới gần bạn. Bạn có thể cho chúng tôi biết kiểu đám cưới bạn muốn, và chúng tôi giúp bạn được ghép đúng nơi để đến tham quan và so sánh mà không mất phí qua get matched.

Những lựa chọn quầy bar phổ biến nhất mà các cặp đôi so sánh

Open bar thường có nghĩa là bạn thanh toán đồ uống của khách trong khoảng thời gian bạn chọn. Cách này thường dễ nhất cho khách vì khách không phải trả tiền tại quầy, nhưng cũng có thể là một trong những lựa chọn đắt hơn. Một số địa điểm tính theo người cho một số giờ nhất định. Những nơi khác giới hạn những gì được bao gồm, ví dụ chỉ có bia và rượu vang, hoặc chỉ là rượu mạnh loại tiêu chuẩn thay vì thương hiệu cao cấp.

Consumption bar nghĩa là bạn trả theo đúng lượng đồ uống mà khách thực sự dùng. Cách này có thể phù hợp nếu danh sách khách của bạn có nhiều người uống nhẹ, người lớn tuổi, đám cưới vào ban ngày, hoặc đồ uống không phải là trung tâm của bữa tiệc. Rủi ro nằm ở chỗ hóa đơn cuối có thể khó dự đoán nếu địa điểm không có giới hạn chi tiêu (spending caps) hoặc bảng giá đồ uống rõ ràng.

Cash bar nghĩa là khách tự trả đồ uống có cồn của họ. Một số cặp đôi chọn để bảo vệ ngân sách, trong khi những cặp khác tránh vì muốn cảm giác “đón tiếp” mang tính truyền thống hơn trong gia đình hoặc văn hoá của họ. Nếu bạn đang cân nhắc, hãy hỏi địa điểm liệu có cho phép cash bar không, cách thanh toán hoạt động thế nào, và liệu bạn vẫn phải trả phí cho bartender, phí setup (chuẩn bị), hoặc phí minimum (mức tối thiểu) hay không.

Quầy bar chỉ bia-và-rượu vang, menu thức uống theo phong cách riêng (signature), đám cưới “khô” (dry wedding), quầy cà phê, dịch vụ trà, aguas frescas (nước trái cây tươi), quầy mocktail, hoặc các trạm đồ uống về đêm muộn cũng đều có thể là lựa chọn rất đẹp. Nếu bạn vẫn đang cân nhắc, các hướng dẫn của chúng tôi về wedding services và wedding costs có thể giúp bạn so sánh những gì quan trọng nhất.

Các cặp đôi thường phải trả gì: khoảng giá trung thực và yếu tố làm thay đổi con số

Trên khắp Hoa Kỳ, chi phí đồ uống có thể chênh lệch rất nhiều. Nói một cách rất tổng quát, các cặp đôi có thể thấy chi phí rượu bia và dịch vụ quầy bar cộng thêm khoảng $15 đến $90+ cho mỗi khách trưởng thành, tuỳ theo thành phố, ngày tổ chức, mùa, ngày trong tuần, số lượng khách, độ dài phục vụ, thương hiệu và những gì được bao gồm. Đây không phải là báo giá. Ở một số khu vực hoặc các địa điểm hạng sang, con số có thể cao hơn đáng kể.

Gói bia và rượu vang đơn giản có thể rơi vào nhóm thấp hơn. Một open bar đầy đủ bao gồm rượu mạnh, thương hiệu cao cấp, nhiều bartender, nghi thức nâng ly champagne, cocktail đặc biệt và nhiều giờ phục vụ thường sẽ tốn hơn. Một số địa điểm thu phí địa điểm (site fee) riêng, sau đó cộng thêm mức tối thiểu cho đồ ăn và đồ uống. Nơi khác tính theo mỗi ly, theo người, hoặc theo từng bartender. Bạn cũng có thể thấy các khoản tính riêng cho đồ trộn (mixers), đá, ly/đồ dùng, phí setup quầy bar, yêu cầu bảo hiểm, corkage và phí làm thêm giờ (overtime).

Để bạn hình dung sơ bộ, một đám cưới 100 khách có thể chi vài nghìn đô cho dịch vụ đồ uống, hoặc cao hơn rõ rệt nếu là tối Thứ Bảy vào mùa cao điểm với open bar đầy đủ rượu mạnh và lựa chọn cao cấp. Tiệc cưới brunch, sự kiện vào Chủ nhật, ngày mùa đông, danh sách khách nhỏ hơn, giới hạn số giờ có bar, hoặc một buổi lễ không cồn có thể tốn ít hơn nhiều. Tổng chi phí thực tế còn tuỳ thuộc vào hợp đồng và các quy định riêng của địa điểm.

Vì vậy, nên so sánh tổng “tất cả đã bao gồm” (all-in) chứ không chỉ nhìn gói giá được quảng cáo. Giá quầy bar tính theo đầu người thấp hơn vẫn có thể thành ra đắt hơn nếu địa điểm cộng thêm phí nhân sự cao, mức minimum, phí thuê bắt buộc, hoặc phí làm thêm giờ.

Những điều khoản cần hỏi kỹ trước khi bạn đặt cọc

Dịch vụ quầy bar có nhiều quy định hơn mà nhiều cặp đôi nghĩ, đặc biệt khi có đồ uống có cồn. Trước khi bạn đặt cọc hoặc ký, hãy hỏi địa điểm cụ thể họ cho phép gì và bắt buộc gì, và yêu cầu những điều này được ghi rõ bằng văn bản. Chi tiết quan trọng.

Dưới đây là một số câu hỏi lớn nhất nên hỏi:

• Dịch vụ rượu bia chỉ phục vụ nội bộ, thông qua một caterer được phê duyệt, hay bạn có thể mang nhà cung cấp bar được cấp phép từ bên ngoài?
• Có mức tối thiểu cho đồ ăn và đồ uống không, và đồ uống có tính vào mức tối thiểu đó không?
• Giá tính theo người, theo mỗi ly, theo gói, hay theo mức tiêu thụ (consumption)?
• Có bao gồm bia, rượu vang, rượu mạnh, đồ trộn, trang trí garnish, đá, ly ly hoặc cốc, và đồ uống không cồn không?
• Cần bao nhiêu bartender cho số lượng khách của bạn, và phí đó có được tính tách riêng không?
• Phí dịch vụ (service charge), thuế (tax), phí setup, dọn dẹp, và phí làm thêm giờ có bị tính riêng không?
• Bạn có thể mang rượu tự mang, rượu vang hoặc champagne của riêng mình không, và nếu được thì corkage fee là bao nhiêu?
• Có quy định về shot (uống nhanh), chai thủy tinh (glass bottles), giờ gọi cuối (last call), khách chưa đủ tuổi, hoặc phục vụ ngoài trời không?
• Địa điểm hoặc nhà cung cấp có yêu cầu bảo hiểm sự kiện, bartender có giấy phép, hoặc an ninh không?
• Nếu bạn muốn giới hạn chi tiêu cho quầy bar (cap) hoặc đổi sang cash bar về sau trong đêm thì sao?

Nếu địa điểm cho phép BYO rượu (mang theo đồ uống), hãy hỏi đúng cụ thể điều đó nghĩa là gì. Một số nơi cho phép bạn tự cung cấp rượu vang và rượu mạnh nhưng vẫn yêu cầu bartender, giấy phép hoặc bảo hiểm của họ. Những nơi khác không cho mang rượu từ bên ngoài hoàn toàn. Ở một số khu vực, quy định của địa phương và tiểu bang rất chặt, vì vậy bạn hãy luôn xác nhận quy trình trực tiếp với địa điểm. Trang này chỉ cung cấp thông tin chung, không phải lời khuyên pháp lý hay tài chính.

Cách kiểm soát chi phí quầy bar mà vẫn giữ cho đêm tiệc không bị “nhỏ lại”

Bạn không cần chọn gói “to nhất” để tổ chức đón tiếp thật ấm áp. Nhiều cặp đôi tiết kiệm bằng cách chỉ phục vụ bia và rượu vang, phục vụ 1–2 loại signature drinks thay vì cả một quầy bar cao cấp đầy đủ, rút ngắn giờ hoạt động của bar, bỏ champagne cho mọi khách, hoặc tập trung vào các lựa chọn không cồn thật tuyệt bên cạnh menu rượu bia giới hạn.

Số lượng khách tạo ra khác biệt rất lớn. Cũng vậy là thời điểm và mùa. Một đám cưới vào Thứ Sáu, Chủ nhật, tiệc brunch, bữa trưa hoặc ngoài mùa cao điểm có thể dễ quản lý hơn nhiều so với tối Thứ Bảy trong các tháng cao điểm mùa cưới. Nếu bạn đang cân nhắc giữa các địa điểm, hãy so sánh xem dịch vụ quầy bar có được gộp vào gói hay được cộng thêm từng dòng.

Một vài cách thực tế để so sánh “cùng một chuẩn”:

1. Yêu cầu mỗi địa điểm gửi đầy đủ thực đơn đồ uống và quy định quầy bar bằng văn bản.
2. Yêu cầu tổng chi phí all-in ước tính cho số lượng khách dự kiến của bạn, bao gồm nhân sự và các khoản phí bắt buộc.
3. Xác nhận số giờ phục vụ nào được bao gồm và chi phí làm thêm giờ là bao nhiêu.
4. Hỏi xem nếu có chai chưa mở có thể được trả lại hoặc được ghi công (credit) nếu được phép hay không.
5. Kiểm tra xem đồ uống không cồn có được bao gồm cho tất cả khách không.
6. Đọc các điều khoản hủy, điều khoản đặt cọc và mức chi tối thiểu (minimum-spend) trước khi thanh toán bất cứ khoản nào.

Mục tiêu không phải là chọn “rẻ nhất” trên giấy. Mục tiêu là chọn phương án phù hợp với ngân sách của bạn, danh sách khách của bạn và cảm giác bạn muốn buổi tiệc mang lại.

Vowfield giúp bạn so sánh các địa điểm có dịch vụ bar như thế nào

Nếu hai bạn muốn một địa điểm có bao gồm dịch vụ đồ uống, cho phép BYO trong phạm vi quy định, có setup kiểu “dry wedding”, hoặc phù hợp tốt với một phong cách tiệc nhất định, Vowfield có thể giúp bạn thu hẹp phạm vi tìm kiếm. Chúng tôi giúp các cặp đôi trên toàn Hoa Kỳ được ghép, MIỄN PHÍ, với các địa điểm tổ chức đám cưới gần bạn để đến tham quan và so sánh.

Bạn chỉ cần cho chúng tôi biết các thông tin cơ bản: tên của bạn, số điện thoại, email (tuỳ chọn), ngôn ngữ bạn thích, thành phố hoặc mã ZIP, thời gian dự kiến tổ chức, số lượng khách dự kiến, và kiểu không gian hoặc dịch vụ bạn muốn. Chúng tôi chỉ thu thập thông tin liên hệ và mong muốn về đám cưới để hỗ trợ bạn trong quá trình tìm kiếm. Chúng tôi không yêu cầu số tài khoản ngân hàng, số Social Security, tài liệu nhập cư hoặc các hồ sơ nhạy cảm khác.

Từ đó, bạn vẫn hoàn toàn chủ động. Bạn so sánh các địa điểm, hỏi về gói quầy bar và các hạn chế, xem xét tổng chi phí all-in, rồi chọn nơi để tổ chức. Trước khi gửi đặt cọc hoặc ký hợp đồng, luôn xác nhận bằng văn bản với địa điểm về giá cả, những gì được bao gồm và việc ngày của bạn có còn trống không. Bạn có thể bắt đầu với venues hoặc get matched.